Çeviri Bürosu İş Takip ve Teklif Programı

Çeviri bürosunda iş sayısı arttıkça işlerin nerede olduğunu hatırlamak zorlaşır. Hangi müşteri hangi dosyayı gönderdi, hangi tercüman üzerinde çalışıyor, hangi teklif onaylandı, teslim tarihi ne zaman? Bu bilgiler tablo dosyalarında, e-posta zincirlerinde ve WhatsApp mesajlarında dağılmış haldeyse, bürodaki en değerli kaynak olan zaman boşa gider. Bu yazıda çeviri bürosu için iş takip ve teklif programının nasıl çalışması gerektiğini anlatıyoruz.

Bir çeviri işinin yaşam döngüsü

Programı tasarlamadan önce işin hangi aşamalardan geçtiğini net biçimde yazmak gerekir. Tipik bir çeviri işi şu adımları izler:

1. Talep alınır ve dil çifti, belge türü, kelime sayısı kaydedilir.
2. Teklif hazırlanır ve müşteriye gönderilir.
3. Teklif onaylanırsa iş kabul edilir, dosya alınır.
4. Tercümana atanır, çeviri yapılır.
5. Redaktör ya da ikinci okuma turu yapılır.
6. Müşteriye teslim edilir ve fatura kesilir.

Her aşama, programda bir durum olarak görünmelidir. Böylece hangi işin nerede takıldığı tek bakışta anlaşılır.

Teklif hazırlama: kelime ve dil çifti

Teklif modülü, bürodaki fiyat mantığını doğrudan yansıtmalıdır. Kelime başına birim fiyat, dil çiftine göre farklılık, acil teslim için ek ücret ve belge zorluğuna göre çarpan gibi kurallar programa tanımlanabilir. Böylece her teklifi baştan hesaplamak yerine, kayıtlı kurallardan otomatik bir taslak çıkar.

Teklif PDF olarak üretilebilmeli, müşteri onayı kayıt altına alınabilmelidir. Onaylanmayan teklifler ayrı bir listede kalır ve ileride takip edilebilir. Bu liste, satış ekibinizin en sık bakacağı yerlerden biri olur.

Tercüman atama ve kapasite

Bir ofiste birden fazla tercüman çalışıyorsa, hangi tercümanın hangi dilde ve hangi alanda müsait olduğu bilinmelidir. Program, bir işi tercümana atadığında o kişinin açık iş yükünü gösterebilmeli. Aynı gün birden fazla teslim varsa, kapasite sorunu erkenden görülür.

Serbest çalışan tercümanlarınız varsa, onların çalışma geçmişini ve kalite notlarını da tutabilirsiniz. Bu, bir sonraki işin doğru kişiye gitmesini sağlar.

Teslim tarihi ve hatırlatma

Teslim tarihi gelmeden önce tercümana ve bürodaki sorumluya otomatik hatırlatma gitmesi, gecikmeleri azaltır. Gecikmiş işler kırmızı ile işaretlenmeli, müşteriye yapılacak bilgilendirme için de bir alan olmalıdır. Müşteriye "işiniz hangi aşamada" sorusu sorulduğunda, cevabı programdan saniyeler içinde verebilmek büyük fark yaratır.

Düzeltme ve okuma turları

Kaliteli bir çeviri çoğu zaman en az iki turdan geçer. Programda her turun kim tarafından yapıldığı, hangi tarihte tamamlandığı ve ne tür düzeltmeler istendiği kayıt altında olmalıdır. Bu geçmiş, hem müşteri şikayetlerinde hem de tercümanların gelişiminde işe yarar.

Belge ve dosya yönetimi

Müşteri dosyaları ile çeviri çıktılarını ayrı klasörlerde, iş kaydına bağlı olarak tutmak düzeni korur. Kimlerin hangi dosyaya erişebileceği rol bazlı olarak belirlenmelidir. Hassas belgeler söz konusu olduğunda, saklama süresini ve silme kurallarını baştan yazın. Kişisel verilerin işlenmesi KVKK kapsamında olduğu için bu konuda bir hukuk danışmanından görüş almanız gerekebilir.

Raporlar ve yönetim görünümü

Ayda kaç iş alındığı, hangi dil çiftinin en çok talep gördüğü, ortalama teslim süresi ve teklif onay oranı gibi bilgiler, büroyu yönetmek için değerlidir. Bu veriler, fiyatlandırmayı ve tercüman kadrosunu planlarken yol gösterir. Rapor sayıları ancak kayıtlar düzgün tutulursa anlamlı olur. Bu yüzden programın ilk gününden itibaren veri girişinin disiplinli yapılması önemlidir.

Kapsamı nasıl belirlersiniz?

İlk sürümde her özelliği istemek yerine, en çok zaman kaybettiğiniz üç-dört akışla başlamak daha sağlıklıdır. Örneğin teklif hazırlama, tercüman atama ve teslim takibi çoğu büroda ilk aşama olur. Raporlar, müşteri portalı ve muhasebe bağlantısı ise ikinci aşamaya bırakılabilir. Bu ayrım, hem maliyeti hem de sahaya çıkış süresini kontrol altında tutar.

Yedekleme ve erişim denetimi

İş kayıtlarının düzenli yedeklenmesi, bir bilgisayarın arızalanmasıyla tüm geçmişin kaybolmaması için şarttır. Yedekleme sıklığını ve geri yükleme denemesini takvime bağlamak gerekir. Ayrıca bir çalışan büro ile ilişiğini kestiğinde hesabının hemen kapatılması, müşteri dosyalarının güvenliği açısından önemlidir. Bu kuralları yazılı bir prosedüre bağlamak, büroyu tek kişiye bağımlı olmaktan çıkarır.

Sık sorulan sorular

tablolarla yürüyen bir büro için program gerekli mi?

Tablo dosyaları bir noktaya kadar yeterlidir. İş sayısı arttığında, aynı bilginin farklı dosyalarda çelişkili hale gelmesi ve kimin neyi güncellediğinin belli olmaması sorun yaratır. Bu noktada tek bir kayıt sistemi işi kolaylaştırır.

Müşteri kendi teklifini görebilir mi?

Bu özellik isteğe bağlıdır. Müşteri portalı kurulursa müşteri teklifini, dosya durumunu ve teslim tarihini kendisi görebilir. İlk sürümde bu adımı sonraya bırakmak da mümkündür.

Programı mevcut muhasebe yazılımımla bağlayabilir miyim?

Mümkün olabilir, ama bağlantının kapsamı kullandığınız muhasebe sisteminin imkanlarına bağlıdır. Bu konuyu keşif görüşmesinde birlikte değerlendiriyoruz.

Ekibimde birkaç kişi var, herkes aynı ekranları görmeli mi?

Hayır. Rol bazlı yetkilendirme ile yönetici, tercüman ve muhasebe kullanıcılarının gördüğü ekranlar ayrılabilir. Bu, yanlışlıkla fiyat ya da müşteri bilgisi değiştirilmesini de önler.

Fiyat almak için 7/24 0850 255 0180'i arayabilirsiniz; büronuzun işleyişini anlatmanız yeterli.