Doğrama Firmaları İçin Keşif ve Teklif Takip Programı

Bir doğrama işinde satış çoğu zaman keşifte değil, keşiften sonraki sessizlikte kaybolur. Teklif verilir, müşteri "düşünüp döneriz" der ve kimse aramaz. Üç ay sonra aynı müşteri başka bir firmadan iş almış olur. Bu yazıda, bu sorunu azaltmak için bir keşif ve teklif takip programının neleri düzenlemesi gerektiğini anlatıyoruz.

Teklif neden kaybolur?

Kapı, pencere, cam balkon ve kompozit doğrama işlerinde süreç genelde aynı sırayla ilerler: müşteri arar, keşif yapılır, ölçüler alınır, teklif hazırlanır ve sonra takip edilir. Sorun çoğu zaman ilk dört adımda değil, son adımda çıkar.

Kağıt defter, telefon rehberi ve dağınık mesajlar bu takibi zorlaştırır. Hangi keşifte hangi ölçünün alındığı, teklifin hangi tarihte gittiği, kimin ne zaman aranacağı tek bir yerde durmadığında ekip hem zaman kaybeder hem de fırsatları kaçırır.

Keşif kaydında neler olmalı?

Keşif, teklifin doğruluğunu belirler. Tek bir ölçü hatası malzeme ve işçilik maliyetini değiştirir. Bu yüzden keşif kaydı her seferinde aynı alanlardan oluşmalıdır:

• Müşteri adı, adres, kat ve daire bilgisi, iletişim numarası
• Keşif tarihi ve keşfi yapan kişi
• Her açıklık için en, boy ve derinlik ölçüleri
• Doğrama tipi: PVC, alüminyum, ahşap, çelik kapı veya cam balkon
• Renk, cam tipi, kol ve aksesuar tercihi
• Fotoğraf ve kısa kroki
• Montajı etkileyebilecek notlar: asansör ölçüsü, bina giriş kısıtı, zemin durumu

Bu alanlar zorunlu hale gelirse keşif eksik kalmaz. Keşfi yapan kişi değişse bile kayıt aynı biçimde tutulur.

Teklif takibi nasıl kurulur?

Teklif gönderildikten sonra takip süreci başlar. Basit bir durum düzeni çoğu firma için yeterlidir:

1. Keşif yapıldı
2. Teklif hazırlandı
3. Teklif gönderildi
4. Müşteriyle görüşüldü
5. Kabul edildi veya kaybedildi

Her durumda bir sonraki işlem tarihi girilmelidir. Örneğin teklif gönderildikten iki gün sonra telefon, bir hafta sonra ikinci bir hatırlatma gibi. Takip bekleyen tekliflerin tek ekranda görülmesi, satış ekibinin her sabah hangi aramayı yapacağını bilmesini sağlar.

Kaybedilen teklifler de değerlidir. Neden kaybedildiği (fiyat, teslim süresi, renk seçeneği ya da başka bir firma) kaydedilirse, bir sonraki teklif daha isabetli hazırlanır.

Teklif şablonu ve tutarlılık

Her teklif aynı yapıda olmalıdır: kalem kalem malzeme, işçilik, montaj, KDV ayrımı, ödeme koşulları, teslim süresi ve geçerlilik tarihi. Müşteri iki teklifi karşılaştırdığında aynı dili gördüğünde güveni artar.

Program içinde hazırlanan şablon, fiyat listesi güncellendiğinde yeni tekliflere otomatik yansır. Geçmiş teklifler ise olduğu gibi kalır; bu da eski bir fiyat üzerinden yapılan anlaşmaların karışmasını önler.

Teklif geçerlilik süresi de önemlidir. Cam ve alüminyum fiyatları değişebildiği için teklifin kaç gün geçerli olduğunu açıkça yazmak, sonradan yaşanacak tartışmaları azaltır. Süreyi kendi maliyet yapınıza göre belirleyin. Bu konuda hukuki bir değerlendirmeye ihtiyaç duyarsanız bir uzmanınıza danışın.

Bu program kimin işine yarar?

Günde birkaç keşif yapan ve teklifleri takip etmekte zorlanan doğrama firmaları için anlamlıdır. Tek kişilik bir atölye bile keşif kayıtlarını düzenli tutarsa, yıl sonunda hangi bölgeden ve hangi tip işten daha çok iş aldığını net biçimde görebilir.

Birden fazla saha ekibi olan firmalarda ise keşif ve teklif süreçlerinin tek yerde toplanması koordinasyon sorunlarını ciddi biçimde azaltır. Ofisteki kişi, sahadaki ekibin notunu beklemeden müşteriye doğru tarihle dönebilir.

Hanbisan, işe özel yazılım kapsamında doğrama firmaları için keşif ve teklif takip programı geliştirebilir. Kapsam; ekip büyüklüğüne, kullanılan süreçlere ve istenen modüllere göre belirlenir. Bu yüzden rakam vermeden önce bir ihtiyaç görüşmesi yapmak gerekir. Türkiye'nin her yerinden uzaktan çalışıyoruz; saha ziyareti gerekmeden önce ihtiyacınızı birlikte netleştiririz. Kapsam ve fiyat için 0850 255 0180 numarasını arayabilirsiniz.

Web sitesiyle birlikte çalışır mı?

Evet. Web sitenizden keşif talebi gelen bir müşterinin kaydı programda doğrudan yeni bir kayda dönüşebilir. Böylece web sitesine gelen talep kaybolmaz ve ilk temas süresi kısalır. Web sitesi ve iş yazılımı ayrı işler gibi görünse de birlikte kurulduklarında satış hattı kesintisiz ilerler.

Sık sorulan sorular

Keşif kaydını telefondan girebilir miyiz?

Evet. Keşif sırasında telefon veya tablet üzerinden kullanılabilecek bir arayüz tasarlanabilir. Önemli olan, ölçülerin ve fotoğrafların sahadan ofise kaybolmadan aktarılmasıdır.

Eski teklif dosyalarımızı programa aktarabilir miyiz?

Mümkün olduğunca evet. Geçmiş tekliflerin düzenli bir tabloda olması aktarımı kolaylaştırır. Dağınık dosyalarda bir kısmı elle düzenlenebilir; bu süreci kapsam görüşmesinde birlikte planlarız.

Fiyat listemiz değişince eski teklifler de değişir mi?

Hayır. Fiyat listesi güncellendiğinde yeni teklifler yeni fiyatlarla hazırlanır, geçmiş teklifler ise kayıtlı haliyle kalır. Bu, daha önce verilmiş bir teklifin doğruluğunu korur.

Programın kurulumu ne kadar sürer?

Süre, kapsamın büyüklüğüne ve veri aktarımının miktarına bağlıdır. Kapsam görüşmesinden sonra takvimi somut olarak paylaşırız.

Teklif takibi oturduğunda boşa giden her keşif azalır. Bugün takip listenizde kaç teklifin cevap beklediğine bir bakmanız, bu konudaki ilk adımı atmanız için yeterli bir başlangıçtır.