Matbaa web sitesi ve online teklif sistemi rehberi

Matbaa işinde müşterinin en sık sorduğu soru şudur: "Bu işin fiyatı ne kadar?" Cevap ise çoğu zaman ölçüye, adede, kağıda, baskı türüne ve teslim süresine bağlıdır. Bu nedenle telefonda ya da mesajla yapılan her teklif, zaman alır ve hataya açıktır. Matbaa web sitesinde kurulan online teklif sistemi bu süreci hem müşteri hem de ekip için daha düzenli hale getirebilir. Bu yazıda matbaa siteleri için teklif akışını ve dikkat edilmesi gereken noktaları anlatıyorum.

Matbaa müşterisi sitede ne arar?

Kurumsal müşteri, bir ajans ya da bir esnaf; farklı ihtiyaçlarla gelir. Ama hepsi benzer sorulara cevap arar: Hangi ürünleri basıyorsunuz? Minimum adet nedir? Fiyat yaklaşık ne olur? Dosyamı nasıl göndereceğim? Ne zaman teslim alırım?

Bu soruların sitede net yanıtlanması, ilk temasın kalitesini artırır. Müşteri teklif almadan önce kararını yarı yarıya vermiş olur.

Ürün kataloğu ve ürün gruplaması

Matbaa işi ürün çeşitliliği yüksek bir iştir. Kartvizit, broşür, afiş, etiket, tabela, davetiye ve ambalaj gibi kalemler farklı teknik gereksinimler taşır. Sitede bu ürünleri gruplandırmak, müşterinin aradığını hızla bulmasını sağlar.

Her ürün sayfasında şu bilgiler yer almalıdır:

Standart ölçüler ve özel ölçü imkânı
Kullanılabilecek kağıt ve malzeme seçenekleri
Baskı yüzü (tek yüz, çift yüz) ve renk seçenekleri
Minimum ve maksimum adet aralığı
Tahmini teslim süresi

Adet bazlı fiyat ve hesaplayıcı

Matbaada fiyat, adet arttıkça birim maliyeti düşen bir yapıya sahiptir. Bu nedenle sitede adet seçimine göre birim fiyatın değişmesi müşteriye avantaj sağlar. Ama burada kritik bir uyarı var: Hesaplayıcıdaki fiyatlar, işletmenizin güncel maliyet ve kâr politikasıyla bağlantılı olmalıdır. Kağıt ve mürekkep fiyatları değiştiğinde, sitedeki fiyatların da güncellenmesi gerekir. Aksi halde müşteri sitede gördüğü fiyattan sipariş verir, ama teklifiniz farklı çıkar.

Bu nedenle fiyat tablosunun yönetim panelinden kolayca güncellenebilmesi önemlidir. Fiyatların her seferinde kod düzenlenerek elle değiştirilmesi, hem hataya hem de gecikmeye yol açar.

Dosya yükleme ve baskı öncesi kontrol

Online teklif sisteminin en değerli parçası dosya yükleme alanıdır. Müşteri, tasarım dosyasını sisteme yükleyebilirse hem teklif süreci kısalır hem de dosya formatıyla ilgili yazışma azalır. Dosya yükleme alanında kabul edilen formatlar (örneğin PDF) ve dosya boyutu sınırı açıkça yazılmalıdır.

Baskı için hazır dosya hazırlamak müşterinin çoğu zaman bilmediği bir konudur. Taşma payı (bleed), kesim payı ve renk modu gibi kavramları sitede kısa açıklamalarla anlatmak, hatalı dosyaların önüne geçer. Dosya ekibiniz tarafından kontrol edildikten sonra müşteriye baskı öncesi onay (proof) gönderilmesi, hatalı baskıya karşı en önemli güvencedir.

Teklif ve onay akışı

Online teklif sisteminin akışı genellikle şöyledir:

Müşteri ürünü, ölçüyü ve adedi seçer
Sistem bir ön fiyat gösterir
Müşteri dosyasını yükler ve fatura bilgilerini girer
Ekip dosyayı ve teklifi kontrol eder
Müşteri onay verir, baskı öncesi proof onaylanır
Üretim ve teslim süreci başlar

Bu akışta her adımın durumu müşteriye bildirilmelidir. "Dosyanız alındı", "onay bekleniyor", "üretimde" gibi bildirimler, müşterinin sürekli arama ihtiyacını azaltır.

Kurumsal müşteri ve fatura bilgisi

Matbaa siteleri çoğunlukla kurumsal müşterilere hizmet verir. Bu yüzden fatura bilgisinin (vergi dairesi, vergi numarası, firma adı) teklif formunda istenmesi ve farklı teslimat adresi girilebilmesi gerekir. Kurumsal müşterinin teklif talebinde yetkili kişiyi ve iletişim bilgisini de belirtebilmesi işi hızlandırır.

Süreç ve teslim

Matbaa web sitesi projesinin genel akışı şöyledir:

Ürün listesi, fiyat yapısı ve dosya kurallarının netleştirilmesi
Sayfa tasarımı ve teklif formunun hazırlanması
Fiyat tablosunun ve ürün kataloğunun girilmesi
Test teklifleriyle uçtan uca kontrol
Yayın ve ekip eğitimi

Teslim süresi genellikle kapsama göre planlanır. Fiyat tablosu ve ürün sayısı netleştikten sonra net bir süre verilebilir.

Teklif sonrası takip ve tekrar siparişler

Matbaada en değerli müşteriler, aynı ürünü düzenli olarak sipariş eden firmalardır. Bir restoran her ay menü basar, bir eğitim kurumu her dönem afiş yaptırır, bir mağaza sezonluk etiket ister. Bu müşteriler için sitede sipariş geçmişi ve önceki dosyanın yeniden kullanılabildiği bir yapı, teklif sürecini ciddi biçimde kısaltır.

Teklif verildikten sonra müşteriye kısa bir takip mesajı gitmesi de önemlidir. Teklifin onaylanıp onaylanmadığını sormak, müşterinin dönmeyi unuttuğu siparişleri geri kazanmanın en basit yoludur. Bu mesajların içeriği ve zamanlaması, ekibinizin iş akışına göre planlanmalıdır.

Fiyat listesinin güncellenmesi de tekrar siparişlerde önem taşır. Kağıt ya da mürekkep maliyeti değiştiğinde, eski teklifle yeni siparişin farklı çıkması müşteride güven sorunu yaratır. Bu nedenle hangi fiyatın hangi tarihte geçerli olduğunu teklif ekranında belirtmek, hem müşteriyi hem de ekibi korur.

Sık sorulan sorular

Matbaa için tanıtım sitesi yeterli mi?

Ürünlerinizi anlatmak ve iletişim kanallarını göstermek için yeterli olabilir. Ancak müşterinin ölçü, adet ve dosya bilgisini girip teklif alabilmesi istiyorsanız teklif sistemi gerekir.

Fiyatlar sitede değişince eski teklifler ne olur?

Teklifin geçerlilik süresi ve fiyat güncelleme kuralı işletmenizin politikasına göre belirlenmelidir. Bu kuralları sitede de açıkça belirtmek iyi bir uygulamadır.

Dosyası hazır olmayan müşteri ne yapmalı?

Sitede tasarım hizmeti olup olmadığını ve bu hizmetin ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmeyeceğini belirtmek gerekir. Müşteriye hazır dosya kriterlerini anlatan kısa bir rehber sayfası da işe yarar.

Teklif sistemi tek başına yeterli olur mu?

Teklif sistemi, sipariş ve üretim süreçlerinizle birlikte düşünüldüğünde en verimli olur. Hangi süreçlerin dijitalleşeceğini birlikte belirleyebiliriz.

Fiyat almak için 7/24 0850 255 0180'i arayabilirsiniz.