Terzi ölçü kayıt ve iş takip programı: ne işe yarar?

Terzi dükkanında iş büyüdükçe defter yetmemeye başlar. Önce bir müşterinin ölçüsü bir kâğıtta durur, sonra başka bir kâğıda prova notu eklenir, teslim tarihi ise hafızada kalır. Birkaç sipariş aynı anda ilerlediğinde hangi müşterinin hangi parçada beklediğini bilmek zorlaşır. Ölçü kayıt ve iş takip programı, bu dağınıklığı tek bir ekranda toplamak için tasarlanır.

Bu yazıda terzi işletmeleri için böyle bir programın hangi bilgileri tutması gerektiğini, hangi özelliklerin işi gerçekten kolaylaştırdığını ve kurulum öncesinde nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Programın tuttuğu temel bilgiler

Bir terzinin ihtiyaç duyduğu veriler, sıradan bir müşteri listesinden daha ayrıntılıdır. Şu başlıklar genelde birlikte düşünülür:

• Müşteri kartı: Ad, telefon, adres ve önceki siparişler.
• Ölçü şablonu: Beden, boy, omuz, kol, bel, basen gibi ölçüler. Her kıyafet türü için farklı şablon olmalıdır.
• Sipariş kaydı: Kıyafet türü, kumaş, astar, düğme ve özel istekler.
• Prova kayıtları: Hangi tarihte hangi düzeltme yapıldığı ve bir sonraki provaya ne kaldığı.
• Teslim ve ödeme: Teslim tarihi, kapora ve kalan ödeme.

Bu kayıtların birbirine bağlı olması, bir müşterinin geçmiş ölçüsüne bir sonraki siparişte saniyeler içinde ulaşmanızı sağlar.

Ölçü şablonları neden önemli?

Aynı kişinin ölçüsü, farklı kıyafet türleri için farklı alanlardan alınır. Gömlek için omuz ve kol, pantolon için bel ve paça önemlidir. Şablonlar sayesinde her ölçü doğru alanlara girilir ve eksik bilgi kolayca fark edilir.

Bir de geçmiş ölçülere bakıp "bu müşteri bir önceki gömlekte kolu bir santim uzun istemişti" gibi notları kaydetmek, tekrar eden hataların önüne geçer.

Sipariş durumu ve iş takibi

Atölyede aynı anda birden fazla iş yürüyorsa, her siparişin hangi aşamada olduğu net görülmelidir. Basit bir durum akışı genelde şöyle çalışır:

1. Sipariş alındı
2. Kesim yapıldı
3. Dikim sürüyor
4. Prova bekliyor
5. Hazır
6. Teslim edildi

Bu akış, hangi işin gecikme riski taşıdığını ve hangi gün kimin gelmesi gerektiğini gösterir. Teslim tarihi yaklaşan işler listede öne çıkarılabilirse, sabah planlamasını yapmak çok daha kolay olur.

Hatırlatmalar

Prova saati, teslim günü ve ödeme tarihi için müşteriye otomatik hatırlatma gitmesi, hem unutmaları azaltır hem de dükkanın telefon yükünü hafifletir. Hatırlatmanın SMS mi yoksa WhatsApp üzerinden mi gideceğini baştan seçmeniz gerekir. Mesaj metinlerinin kısa ve kişisel bilgi içermeyen olması iyi bir uygulamadır.

Raporlar ve kasa takibi

Aylık ya da haftalık raporlar, hangi hizmetin en çok talep gördüğünü ve hangi dönemde yoğunluk yaşandığını gösterebilir. Düğün sezonu öncesinde gelinlik ve damatlık siparişlerinin ne zaman arttığını görmek, atölyenin işçilik planlamasını daha sağlam yapmasını sağlar.

Kapora ve tahsilatların kaydı da bu raporların parçası olabilir. Ancak finansal kayıtların nasıl tutulacağı konusunda mali müşavirinizle çalışmak daha doğrudur.

Veri güvenliği ve yedekleme

Müşteri ölçüleri ve kişisel bilgiler kayıt altında tutulduğu için erişim yetkisi ve yedekleme önemlidir. Programa yalnızca gerekli çalışanların erişmesi, düzenli yedek alınması ve kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun işlenmesi temel gerekliliklerdir. Bu konuda hukuki bir değerlendirmeye ihtiyaç duyarsanız uzmanınıza danışın.

Kurulum öncesi neye bakmalısınız?

Bir programı seçmeden ya da yaptırmadan önce şu soruları kendinize sorun:

• Günde kaç sipariş ve kaç prova yönetiyorsunuz?
• Ölçü şablonlarınız kaç kıyafet türünü kapsıyor?
• Müşterilere hatırlatma gönderilmesini istiyor musunuz?
• Dükkanda birden fazla çalışan mı var, yetki ayrımı gerekiyor mu?
• Mevcut defterinizdeki geçmiş müşteri verilerini aktarmak ister misiniz?

Bu cevaplar, programın kapsamını ve dolayısıyla maliyetini belirler.

Fiyat ve teklif

Ölçü kayıt ve iş takip programı, her atölyenin ihtiyacına göre tasarlanan özel bir yazılımdır. Bu nedenle sabit bir paket fiyatı yerine kapsama göre teklif hazırlanır. Yalnızca müşteri kartı ve sipariş takibi isteyen bir atölye ile hatırlatma, raporlama ve çoklu çalışan yetkisi isteyen bir atölyenin teklifi farklı olur.

Uzaktan çalışma

Hanbisan Yazılım, Türkiye'nin her yerinden uzaktan çalışır. Ölçü şablonlarınızı ve iş akışınızı bir görüşmede anlatmanız, ardından taslak ekranı üzerinden geri bildirim vermeniz yeterlidir. Çalışanlarınızın kullanımına yönelik eğitim de online yapılabilir.

Sık sorulan sorular

Defterimdeki eski müşteri kayıtlarını aktarabilir miyim?

Evet, geçmiş kayıtlar tablo halinde düzenlenerek sisteme aktarılabilir. Aktarımdan önce eksik ve yanlış verileri gözden geçirmek daha sağlıklı olur.

Programı telefondan kullanabilir miyim?

Tasarım mobil uyumlu olabilir, ancak ayrıntılı işlemler için bilgisayar ya da tablet daha rahat olabilir. Kullanım ihtiyacını kurulum sırasında birlikte belirleyebiliriz.

Ölçüleri yanlışlıkla değiştirirsem ne olur?

Ölçü değişiklikleri kayıt altında tutulabilir. Böylece önceki değer kaybolmaz ve hangi tarihte değiştiği görülebilir.

Programın tamamını bir seferde kurmak zorunda mıyım?

Hayır. Önce müşteri kartı ve sipariş takibiyle başlayıp, ihtiyaç duydukça hatırlatma ve raporlama gibi modülleri ekleyebilirsiniz.

Atölyenizin ihtiyaçlarına uygun bir teklif için 7/24 0850 255 0180 numarasını arayabilirsiniz. Kıyafet türlerinizi ve günlük sipariş sayınızı anlatmanız, kapsamı belirlemek için yeterli olacaktır.