Yazılım firması seçerken sorulacak sorular

Yazılım alımı, çoğu küçük işletme sahibinin daha önce yapmadığı bir satın almadır. Bir hafta tanıtım sitesi için teklif alırsınız, sonraki hafta sipariş sistemi için görüşürsünüz. Teklifler birbirine benzemez, terimler karışır, bir firma "15 gün" derken diğeri "3 ay" der. Yazılım raftan alınan bir ürün değil, ihtiyacınıza göre yazılan bir iştir. Bu yüzden en ucuz teklifi aramak yerine doğru soruları sormak, işinizi çok daha iyi korur.

Bu yazıda teklif almadan önce ve teklif alırken sorabileceğiniz soruları gruplara ayırdım. Her grupta hangi cevabın neyi gösterdiğini de anlatmaya çalıştım.

Önce ihtiyacı net tanımlayın

Hangi sorunu çözmek istiyorsunuz?

"Bir web sitesi istiyorum" yerine "Telefonla gelen randevu taleplerinin yarısını kaçırıyoruz" demek çok daha işe yarar bir başlangıçtır. Firma sorunu anlarsa önerdiği çözüm de netleşir. Tersi durumda, ihtiyacınızı hiç dinlemeden paket fiyatı söyleyen bir firmayla karşılaşabilirsiniz. Bu, dikkat etmeniz gereken ilk işarettir.

Kapsam yazılı olacak mı?

Hangi sayfalar, hangi özellikler, hangi bağlantılar teklifte açıkça yazılmalı. "Ödeme altyapısı dahil" ile "ödeme altyapısına bağlantı kurulumu dahil değil" arasındaki fark, toplam tutarı ciddi biçimde değiştirebilir.

Fiyat ve ödeme planı

Fiyata neler dahil?

Alan adı, barındırma, KDV, yıllık yenileme, yayın sonrası küçük düzeltmeler ve iletişim formu gibi kalemler teklifte ayrı ayrı görünmelidir. Tanıtım sitesi gibi standart paketlerde bazı kalemler zaten dahildir; özel yazılımda ise fiyat kapsama göre çıkar.

Ödeme nasıl bölünüyor?

Tamamını peşin isteyen bir firma ile işin aşamalarına göre ödeme planı öneren bir firma aynı değildir. Hangi aşamada hangi tutarın ödeneceğini yazılı görmek istersiniz. İş teslim edilmeden tam ödeme talep edilmesi bir uyarı işaretidir.

Yenileme ücretleri ne olacak?

Alan adı ve barındırma yenilemeleri, bazı yıllarda sürpriz olabiliyor. Yenileme tutarının kaç yılda bir ve kimin adına ödeneceğini sorun. Alan adının sizin adınıza tescil edilip edilmediğini de öğrenmek önemlidir.

Teslim ve süreç

Teslim süresi kaç gün?

Tanıtım sitesi için genelde 7-10 iş günü, e-ticaret sitesi için 3-4 hafta gibi süreler yaygındır. Ama süre, içeriğin hazır olup olmamasına da bağlıdır. Fotoğraf, metin ve logo gecikirse proje de gecikir. Yazılı bir takvim isteyin ve sizin üstlendiğiniz adımları da o takvimde görün.

Hangi aşamalarda onayınız istenecek?

İyi bir firma tasarım, içerik ve test aşamalarında size onay sorar. Düzeltme hakkının kaç tur olduğunu, fazla turların nasıl ücretlendirileceğini öğrenin. Sınırsız düzeltme vaadi ile kapsam dışı iş ayrımı sonradan tartışma konusu olabilir.

Projeyi kim yürütecek?

Sorularınıza kimin cevap vereceğini bilmek önemlidir. Tek bir sorumlu kişi mi var, yoksa her soru farklı birine mi gidiyor? İletişim kalitesi, sürecin ilk haftasında kolayca anlaşılır.

Teknik ve hukuki sorular

Kaynak kodu ve hesaplar kimin adına?

Alan adı, barındırma hesabı, tasarım dosyaları ve projenin kaynak kodu kimin üzerinde olacak? Firmayı değiştirmek istediğinizde verilerinizi ve hesaplarınızı alabiliyor musunuz? Bu konu, sonradan en çok sorun çıkaran başlıklardan biridir.

Yedekleme ve güvenlik kimin sorumluluğunda?

Verileriniz nerede saklanıyor, düzenli yedek alınıyor mu, bir sorunda geri yükleme ne kadar sürüyor? "Merak etmeyin, her şey yolunda" cevabı yeterli değildir. Somut bir yanıt bekleyin.

Sözleşmede neler yazmalı?

Kapsam, teslim tarihi, ödeme takvimi, fikri mülkiyet ve iptal koşulları yazılı olmalıdır. Sözleşmeyi imzalamadan önce tamamını okuyun. Anlamadığınız her maddeyi sorun; cevabı da yazılı isteyin.

Bakım ve destek

Yayından sonra destek var mı?

Hata düzeltme, küçük içerik değişiklikleri ve güncellemeler için net bir destek düzeni olmalı. Destek süresi, yanıt süresi ve ücretlendirme teklifte yazsın. Bu kalemler belirsizse, ilk ay memnun olsanız bile ikinci ayda sıkıntı yaşayabilirsiniz.

Yeni bir özellik istediğimde ne olur?

Yeni bir sayfa eklemek ile sipariş modülü eklemek aynı iş değildir. Değişiklik taleplerinin nasıl değerlendirileceğini ve teklif edileceğini baştan öğrenin.

Dikkat edilmesi gereken işaretler

Aşağıdaki durumlar daha dikkatli olmanız gerektiğini gösterebilir:

Kapsamı yazmadan "her şey dahil" diyorlar.
Kaynak kodu ya da alan adı erişimi hakkında net cevap vermiyorlar.
Teslim tarihi için açıklamasız, kesin bir söz veriyorlar.
Ödemenin tamamını iş başlamadan istiyorlar.
Referans ya da önceki bir çalışma sorduğunuzda konuyu değiştiriyorlar.

Bu işaretlerin tek başına kötü bir firma anlamına gelmediğini de unutmayın. Ama cevaplar netleşmiyorsa, teklifi karşılaştırmadan önce yeniden sormanız en sağlıklısıdır.

Teklifleri nasıl karşılaştırmalısınız?

Teklifleri fiyata göre değil, aynı kapsam üzerinden karşılaştırın. Sayfa sayısı, özellik listesi, teslim süresi, destek ve ödeme planı iki teklifte de aynı olmalıdır. Aksi halde karşılaştırma anlamını yitirir.

Hanbisan olarak tanıtım sitesi 24.900 TL'den (KDV hariç), e-ticaret sitesi 49.900 TL'den (KDV hariç) başlıyor. Randevu ya da sipariş sistemi ve özel yazılım için kapsam netleştikten sonra teklif veriyoruz. Fiyat almak için 7/24 0850 255 0180'i arayabilirsiniz, ihtiyacınızı kısaca anlatıp yazılı teklif isteyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Teklifi yazılı almak şart mı?

Evet. Telefonda konuşulan her şey yazıya dökülmedikçe bağlayıcı değildir. Yazılı teklif, kapsamı ve ödeme planını birlikte gösterir ve sonradan oluşabilecek anlaşmazlıkları azaltır.

Referans sormak doğru mu?

Doğrudur. Ama referansı değerlendirirken önceki projenin size benzeyip benzemediğine bakın. Mümkünse çalışan siteyi ya da programı kendiniz inceleyin.

Bütçem sınırlıysa ne yapmalıyım?

Önce zorunlu olanla başlayın. Örneğin önce tanıtım sitesiyle işe başlayıp, ihtiyaç doğdukça sipariş ya da randevu modülünü eklemek çoğu zaman daha sağlıklı bir yoldur.

Teklifler arasındaki fiyat farkı neden bu kadar büyük?

Fiyat; sayfa sayısı, özel tasarım, bağlantılar, içerik hazırlığı ve destek kapsamına göre değişir. Düşük fiyatın dışarıda bıraktığı kalemleri mutlaka kontrol edin.